发送电子邮件时必须知道收件人的邮件地址，就像邮寄普通信件时必须知道收信人的住址一样。但电子邮件地址与普通住址不同，它有固定有格式，即user@mail.server.name。其中user是收件人的账号，mail.server.name是收件人的电子邮件服务器名，它还可以是域名或十进制数字表示的 IP 地址。@是连接符（音为“at”）用于连接前后两部分。当有邮件发送到邮箱后，该邮箱的用户就可以收取邮件了。

绝大部分的电子邮件地址输入错误是因为：@是半格格式，很多人用全格输入邮箱地址会变成大写的“@”，虽然肉眼看起来差别不大，但邮件系统会自动判定这个地址不符合电子邮箱地址的格式，因此无法发送邮件。

另外，比较正式的邮件用户名最好不要添加例如“.”“_”这些符号，因为很容易被看漏。

主流电子邮箱都支持多地址群发邮件、并有抄送、密送等功能。在收件人多于一人时，应该使用“；”号分隔电子邮箱地址。

在正式场合的商务邮件中，收件人地址最好是唯一的，以显现尊重对方。抄送地址最多不要超过三个。在邮件正文的最后，应加入己方公司信息和电子邮件地址，以方便对方回信及归档。

电子邮件地址，是个人在互联网上冲浪的通行证。网络上流行的博客、论坛、小组、小站、微博、图册等，无不是以电子邮箱为注册依据的。记着我们自己的电子邮件地址，可以在网络上通行。

获得电子邮件地址后，就可以给对方发送电子邮件。同样，我们可以为相对应的电子邮件地址设置白名单或者黑名单。进入白名单的电子邮件地址，对方发出的所有电子邮件，可以直接投递到自己的收件箱中；设置为黑名单的电子邮件地址，所有发送的邮件都不会进入自己的收件箱中。

同样可以通过电子邮件地址，给陌生人发送邮件。例如我们在名片、或者公司名册上得到对方的电子邮件地址，就可以向对方发送邮件。邮件内容宜正式、端庄、简明、礼貌。

对新获得的电子邮件地址，可以通过互联网提供的电子邮件地址验证的方法，验证该邮箱是否真实的，该用户是否活跃。

对陌生电子邮箱发信前，应该养成良好的习惯，首先验证其电子邮件地址是否正确，以免浪费时间和精力。

传送电子邮件的原理实际上是依靠软件将输入的邮件内容转换为可以在 Internet上传输的信号，然后通过网络传送出去，当到达接收端时，再将其还原成可以识别的文字、声音、图像或动画等文件。因此，要收发电子邮件必须通过相应的服务器来完成转换操作。发送电子邮件的服务器为发送邮件服务器即SMTP，发送电子邮件时，先将电子邮件信息通过Internet 发送到SMTP发送邮件服务器中，然后SMTP发送邮件服务器再将邮件发送至目的地。接收电子邮件的服务器为接收邮件服务器，一般为 POP3，它将电子邮件信息转换为可以识别的内容。